Pages Menu
TwitterRssFacebook
Categories Menu

Posted on Jan 22, 2015 in Chia sẻ | 0 comments

5 bước làm slide thuyết trình chuyên nghiệp

5 bước làm slide thuyết trình chuyên nghiệp

Trong thuyết trình hiếm khi không sử dụng đến các phương tiện hỗ trợ như: trình chiếu Powerpoint, tranh ảnh, đồ thị,…Thường gặp nhất vẫn dùng slide Powerpoint. Đây là phần mềm được dùng trong thuyết trình phổ biến nhất hiện nay bởi tính dễ sử dụng, nhanh chóng, linh hoạt, chuyên nghiệp và sinh động của nó. Công cụ này giúp truyền tải thông điệp đến người nghe và tăng tính thuyết phục rất cao. Nhưng đây cũng là một con dao 2 lưỡi: hoặc là bạn làm thật tốt để tận dụng tối đa hiệu quả từ nó, hoặc nó sẽ là nguyên nhân làm thất bại buổi thuyết trình của bạn.

Bản chất của slide trình chiếu là công cụ neo và định hướng hỗ trợ cho việc thuyết trình, giúp người nghe theo dõi – nắm nội dung bài tốt hơn, thậm chí tự tóm tắt bài. Slide không thể thay thế thuyết trình và càng không phải để người thuyết trình nhìn vào đó mà đọc. Slide làm tốt là khi nhìn vào đó có thể dễ dàng diễn giải/giải thích cho mọi người hiểu, không nhất thiết là nhìn vào có thể hiểu ngay.

Để slide Powerpoint có thể phục vụ cho buổi thuyết trình hiệu quả nhất ta cần thực hiện tốt 5 bước cơ bản sau:

Bước 1: Làm bản rút gọn nội dung

Từ bài báo cáo hoàn chỉnh bạn rút ra những ý chính để làm một bản nội dung rút gọn hơn, và đây sẽ là “kịch bản” cho buổi thuyết trình, chứa đựng tất cả câu chữ bạn sẽ nói, kể cả phần chào khán giả, cảm ơn, chào tạm biệt,…Tại sao chúng ta cần bản nội dung rút gọn này? Bởi vì bạn cũng thấy rằng: cho dù bạn thuyết trình về chủ đề gì, với ai, trong bất cứ hoàn cảnh nào thì luôn có một yếu tố bắt buộc đó là thời gian. Bạn có một khoảng thời gian nhất định để trình bày nhưng những điều muốn nói thì gần như vô tận, bởi bản word của bạn đã khá dài và chi tiết.

Do đó bước này rất quan trọng khi làm powerpoint. Cần xác định đủ những ý chính quan trọng để đưa vào slide. Việc cần thiết nữa là điều chỉnh cho bản rút gọn này ngắn vừa đủ cho thời gian bạn được nói. Tốc độ đọc trung bình hợp lí là 200 đến 250 từ trong 1 phút, từ đó bạn nhân lên: 2000 từ cho 10 phút, 4000 từ cho 20 phút,…từ đó căn chỉnh bản rút gọn cho hợp lí: không dài quá thời gian cho phép nhưng vẫn đảm bảo đủ nội dung. Kinh nghiệm nhỏ cho các bạn nữa là phải tính thêm thời gian cho những slide tiêu đề chào hỏi, cảm ơn và tạm biệt

Bước 2: Xây dựng cấu trúc bài nói

Đây là bước lọc tiếp nội dung lần thứ 2. Nhiều bạn làm chưa biết làm hay bỏ qua bước này nên khi lên slide không khác gì một file word rối rắm. Lúc này, bạn dựa trên bản nội dung rút gọn, trích lọc các ý chính để sắp xếp thành các ý tưởng lên slide cho phù hợp. Điều quan trọng cần chú ý là slide phải đảm bảo ăn khớp với bài nói của bạn. Tránh tuyệt đối tình trạng làm gián đoạn lời thuyết trình, slide ra nhanh hơn hoặc chậm hơn, nội dung không đúng với nội dung bạn đang nói,…..

Số lượng slide vừa đủ với những nội dung chính bạn đã chuẩn bị. Hình thức trình bày slide đơn giản, số chữ vừa đủ để người nghe theo dõi nội dung, tránh làm phức tạp gây nhiễu cho khán giả.

Bước 3: Lên khung style – Slide master

Đầu tiên là chọn style nền chung cho toàn bài (từ slide chào mở đầu đến slide cảm ơn/tạm biệt). Đi kèm là tông màu, màu phù hợp với ngữ cảnh (tùy nội dung), chỉ nên phối 3 màu, có độ tương phản đủ. Nên chọn style đơn giản để dễ sắp xếp ý tưởng và hình minh họa. Kinh nghiệm cho các bạn sinh viên mới biết làm slide là tránh những style trang trí quá phức tạp hoặc hình nền cầu kì, hình động sẽ thể hiện sự thiếu chuyên nghiệp, làm rối mắt và thiếu tôn trọng người nghe (thường là giáo viên và bạn bè cùng lớp).

Thứ 2 là chọn slide master – là công cụ cho phép tạo ra một định dạng chung cho toàn bộ các trang trình diễn làm cho bài nói mang tính thẫm mỹ và logic hơn. Cũng tương tự chỉ nên chọn định dạng khung đơn giản.

Bước 4: Thiết kế slide chi tiết

Bạn vẫn trình bày đủ 3 phần: Mở đầu, Nội dung và Kết thúc. Slide mở đầu có nhiệm vụ thu hút người nghe ngay từ đầu buổi. Thông thường gồm các slide sau: chào hỏi, tên nhóm/lớp/trường, logo, giáo viên/giảm khảo,…rồi đến tên lĩnh vực và tên đề tài. Phần nội dung gồm các slide mục lục, slide đề mục và slide chi tiết. Phần kết: tóm tắt nội dung toàn bài, đề ra hướng phát triển hoặc cam kết thực hiện,…và cuối cùng là mời đặt câu hỏi hoặc nhận xét.

Bước 5: Xem lại toàn bài – Luyện tập

Sau khi thiết kế xong phải xem lại toàn bộ bài có dư/thiếu ý hay không, slide có bị lỗi gì không. Cuối cùng là luyện tập thuyết trình tại nhà cùng với cho chạy slide để căn cho đúng thời gian cho phép để chỉnh sửa phù hợp lần cuối.

Chuẩn bị tốt những điều trên bạn sẽ thấy tự tin hơn rất nhiều với buổi thuyết trình của mình. 

 

Comments

comments

Post a Reply